17 Mẹo và Thủ thuật Excel Tiết kiệm Cuộc sống cần biếtMicrosoft Excel là một cô
17 Mẹo và Thủ thuật Excel Tiết kiệm Cuộc sống cần biết Microsoft Excel là một công cụ được các chuyên gia và cá nhân sử dụng trong nhiều thập kỷ nay. Tại thời điểm này, có hàng trăm tính năng mà bạn có thể tìm thấy để quản lý bảng tính của mình một cách dễ dàng. Mặc dù có nhiều lựa chọn thay thế đơn giản hơn cho Microsoft Excel, nhưng bạn sẽ bỏ lỡ nhiều chức năng và thủ thuật mạnh mẽ mà bạn có thể thực hiện với Excel. Tất nhiên, bạn cần đầu tư một khoảng thời gian hợp lý để tận dụng mọi khía cạnh khả năng của Excel, nhưng điều đó không nhất thiết phải khó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung làm nổi bật một số mẹo và thủ thuật Excel có giá trị và tiết kiệm thời gian nhất. Ghi chú: Phiên bản trực tuyến (Office 365) hoặc phiên bản di động có thể không hiển thị tất cả các tính năng có sẵn trong ứng dụng máy tính để bàn gốc trên hệ thống Windows / Mac của bạn. Nếu bạn đang đặc biệt tìm kiếm một tùy chọn chỉ trực tuyến, có các dịch vụ bảng tính trực tuyến khác dành cho các nhóm. Hàm VLOOKUP Khi xử lý một tập hợp dữ liệu lớn, có thể tốn nhiều thời gian để tìm thứ gì đó dựa trên các hàng cho một cột cụ thể. Tuy nhiên, với hàm VLOOKUP, bạn có thể dễ dàng tìm thấy một giá trị bằng cách sử dụng các hàng và cột cụ thể để lọc. Ví dụ: nếu bạn muốn địa chỉ email của mọi tên mà bạn nhập, bạn có thể sử dụng chức năng này và chỉnh sửa công thức để nhận được kết quả. Đây là cách công thức trông như thế này: = VLOOKUP (A2, A1: E5,3, FALSE) Trong trường hợp này, hàm tìm kiếm ID email (trong cột thứ ba) cho Bryan ở hàng thứ hai (A2). Ở đây, tôi đã thêm toàn bộ phạm vi bảng để tìm kiếm ngoại trừ hàng đầu tiên. Tuy nhiên, bạn có thể giới hạn phạm vi của mình ở C5 hoặc D5 nếu muốn. Bạn cũng có thể kết hợp hàm VLOOKUP với các hàm khác như IF logic. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng nếu chúng có chung một trường. Để khám phá thêm về VLOOKUP, bạn có thể tham khảo tài nguyên chính thức của Microsoft. Ngoài ra, bạn có thể muốn khám phá tất cả các chức năng khác có sẵn trong Excel để tận dụng tối đa nó. Chuyển đổi hàng thành cột Nếu bạn muốn sao chép một số ô hàng đã chọn (theo chiều dọc) và sắp xếp nó trong một hàng (chuyển đổi chúng thành cột), bạn có thể chỉ cần sử dụng tùy chọn dán hoán vị. Chọn phạm vi ô bạn muốn chuyển vị. Sao chép chúng bằng cách thực hiện điều khiển + C Nhấp vào ô mà bạn muốn bắt đầu chuyển vị Nhấp chuột phải và chọn tùy chọn dán - chuyển vị. Đây là cách nó trông: Mẹo sắp xếp cột Đối với sắp xếp cột đơn cơ bản, bạn có thể nhấp vào bất kỳ hàng nào của cột mà bạn muốn sắp xếp và sau đó nhấp chuột phải để tìm tùy chọn sắp xếp hoặc nhấp vào nút “Sắp xếp & Bộ lọc” như được hiển thị trong hình ảnh bên dưới. Bạn sẽ tìm thấy một số tùy chọn để lựa chọn theo yêu cầu của bạn. Khi bạn nhấp vào bất kỳ bảng nào trong số chúng, toàn bộ bảng sẽ được sắp xếp tương ứng. Khi làm việc với nhiều cột, bạn có thể sử dụng phím tắt ALT + A + S + S để mở hộp thoại nơi bạn có thể chỉ định nhiều cột để sắp xếp. Đảm bảo bật tùy chọn “Dữ liệu của tôi có tiêu đề” khả dụng nếu dữ liệu của bạn có tiêu đề. Phân tích nhanh Bạn có thể nhận thấy biểu tượng tia chớp khi bạn chọn một phạm vi. Nhấp vào đó để truy cập các chức năng nhanh giúp bạn xác định các bản sao, thêm biểu đồ, đếm tổng và hơn thế nữa. Nó cũng có thể được truy cập bằng cách sử dụng phím tắt CTRL + Q. Gói văn bản để giới hạn nó trong một ô Không có vấn đề gì, chúng tôi luôn định lại kích thước các hàng / cột thường xuyên hơn chúng tôi muốn. Khi nói đến việc xử lý các con số, điều đó có thể làm được. Tuy nhiên, khi viết một văn bản dài hơn độ dài ô, nó có thể trông khó hiểu. Mặc dù văn bản vẫn nằm trong cùng một ô, nhưng nó dường như hợp nhất với các hàng khác, như thể hiện trong hình trên. Vì vậy, trong trường hợp này, tất cả những gì bạn cần làm là nhấn “Bao text”Để chứa thông tin trong một ô. Thêm nhiều hàng / cột một cách nhanh chóng Để thêm một hàng, bạn cần nhấp chuột phải và nhấn “Chèn” để thêm một hàng / cột. Và, nếu bạn muốn thêm nhiều hàng hoặc cột, bạn có thể chọn số lượng hàng hoặc cột rồi nhấn “Chèn“. Ctrl + Shift để chọn nhiều hàng / cột Khi bắt đầu sử dụng Microsoft Excel, bạn không thể thoát khỏi việc sử dụng chuột để điều hướng mọi thứ trừ khi bạn đã cảm thấy thoải mái khi sử dụng các phím tắt. Vì vậy, để giúp bạn tiết kiệm thời gian từ việc kéo vô số hàng / cột cho đến khi bạn đạt được lựa chọn cần thiết, hãy nhấn Ctrl + Shift và sau đó sử dụng các nút mũi tên trên bàn phím để tiếp tục lựa chọn của bạn. Thêm danh sách thả xuống Thật dễ dàng để chọn một giá trị khi bạn thêm danh sách thả xuống vào trang tính. Nhưng làm thế nào để bạn làm điều đó? Trước tiên, bạn cần cung cấp danh sách các giá trị bạn muốn xem trong danh sách thả xuống ở một số phần của bảng tính làm ‘nguồn’. Sau đó, tất cả những gì bạn cần làm là chọn ô mà bạn muốn danh sách thả xuống và chọn các ô nguồn. Sau khi hoàn tất, bạn cần điều hướng theo cách của mình đến “Xác nhận dữ liệu” Dưới “Dữ liệu"Và thay đổi nó thành"Danh sách”Trong khi chỉ rõ các nguồn. Bảng tổng hợp Khi bạn đang xử lý nhiều dữ liệu hơn trong tay, điều cần thiết là phải tóm tắt nó. Không chỉ là một cái nhìn tổng quan, mà khả năng có được tổng số của tất cả các số liệu là một tính năng tiết kiệm thời gian. Bảng tổng hợp sẽ giúp bạn điều đó. Bạn chỉ cần chèn bảng tổng hợp và chọn nguồn dữ liệu (từ trang tính hiện có hoặc các nguồn bên ngoài). Sau khi hoàn tất, nó sẽ cho phép bạn điều hướng qua các tập dữ liệu khác nhau và cho phép bạn nhanh chóng tìm ra tổng hoặc trung bình trong khi lọc qua chúng. Xóa các mục nhập trùng lặp Mặc dù bạn phải luôn cố gắng tránh thông tin trùng lặp trong trang tính của mình, nhưng Excel cung cấp cho bạn một cách nhanh chóng để loại bỏ chúng. Bạn phải chọn hàng hoặc cột bạn muốn xóa và nhấp vào “Loại bỏ các bản sao“. Nó sẽ nhắc bạn xác nhận lựa chọn hoặc thay đổi và xóa nó khi bạn tiếp tục. Auto Fill & Flash Fill để tự động điền các giá trị vào Khi bạn có một mẫu dữ liệu cụ thể để làm việc, các tính năng tự động điền và điền nhanh có thể giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn. Giả sử bạn phải nhập số học sinh cuộn theo một mẫu / khoảng cách. Sau khi nhập hai ba giá trị vào hàng hoặc cột, bạn phải mở rộng vùng chọn để tự động điền phần còn lại. Tương tự, giả sử bạn có hai trường, “Tên” và “Họ” nhưng bạn muốn có một cột khác cho tên đầy đủ, Flash Fill sẽ có ích ở đây. Bạn sẽ phải chọn số hàng bạn muốn điền với các giá trị hiện có và nhấp vào nút “Điền vào Flash” lựa chọn. Phần còn lại của các trường trống trong lựa chọn của bạn sẽ được tự động điền. Chia văn bản thành các cột Giả sử bạn có một cột văn bản mà bạn muốn tách thành hai hoặc nhiều cột; bạn có thể làm điều đó bằng cách sử dụng “Văn bản thành cột" lựa chọn. Như đã hướng dẫn trong GIF ở trên, bạn cần chọn giá trị muốn chuyển đổi và chọn các ô đích. Bạn có thể thiết lập các quy tắc để phân chia văn bản (theo dấu cách, tab, dấu phẩy, v.v.). Thay vì tạo nhiều mục nhập từ một cột theo cách thủ công, bạn có thể tự động di chuyển chúng bằng cách sử dụng tính năng nhỏ gọn này. Ẩn trang tính Xem xét một sổ làm việc Excel có thể bao gồm một số trang tính, bạn có thể cần phải ẩn một số trang tính trong số đó chỉ để giới hạn những gì bạn đang xem hoặc để bảo mật. Hầu hết người dùng chỉ để lại tất cả các trang tính trong chế độ xem làm lộn xộn tất cả không gian. Bạn có thể đơn giản hóa công việc của mình bằng cách ẩn đi những gì không cần thiết ngay lập tức. Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp chuột phải vào trang tính và nhấn “Trốn”Như trong ảnh chụp màn hình. Sử dụng hàm IF logic để điền các giá trị Giả sử bạn thêm cột trạng thái thanh toán trong một trang tính và bạn cần cột đó là “TRẢ TIỀN” khi ai đó gửi 100 đô la và “DUE” nếu ai đó trả dưới 100 đô la. Tất nhiên, đây chỉ là một ví dụ. Bạn có thể thêm nhiều hàm hợp lý khác nhau và làm cho mọi thứ dễ dàng hơn. Tất cả những gì bạn cần làm là thêm logic vào ô mà bạn muốn có trạng thái như: = IF (D2 = 100, “Đà TRẢ”, “ĐÚNG”) Ở đây, D2 đề cập đến ô đơn của một cột. Bạn có thể khám phá Tài nguyên trợ giúp của Microsoft để biết thêm về các hàm logic có sẵn và cách chúng được sử dụng. Chụp ảnh màn hình và thêm nó vào Excel Nếu bạn muốn thêm ảnh chụp màn hình của một chương trình / cửa sổ đang hoạt động vào trang tính excel của mình, bạn không phải sử dụng riêng công cụ chụp ảnh màn hình (hoặc công cụ cắt) rồi thêm ảnh theo cách thủ công. Đi tới phần menu “Chèn” và điều hướng theo cách của bạn qua “Hình minh họa" đến “Ảnh chụp màn hình“. Khi bạn nhấp vào nó, bạn có thể nhận thấy hình thu nhỏ của các cửa sổ đang hoạt động được khởi chạy trên máy tính của bạn. Chỉ cần chọn một cái bạn muốn và nó sẽ được thêm liền mạch. Định dạng có điều kiện để tự động đặt màu của ô Thay vì định dạng riêng từng ô để hiểu dữ liệu của bạn, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện. Với tính năng này, bạn có thể sử dụng các quy tắc có sẵn từ trước hoặc tạo các quy tắc mới và khi điều kiện được đáp ứng, ô sẽ được tô màu theo sở thích của bạn. Đây là một trong những thủ thuật phổ biến nhất để làm cho bảng tính hấp dẫn về mặt hình ảnh và cải thiện độ rõ ràng của dữ liệu của bạn. Chèn siêu kết nối bằng Ctrl + K Nếu bạn có văn bản trong trang tính excel để chèn siêu liên kết, hãy chọn văn bản / ô, nhấn Ctrl + Kvà nhập URL của trang web bạn muốn liên kết. Khai phá toàn bộ tiềm năng với Microsoft’s Excel Kết hợp một số mẹo hữu ích được đề cập với các tính năng khác, trở thành chuyên gia sử dụng Excel. Đối với hầu hết người dùng, Excel của Microsoft có thể là một chương trình chỉ khi có một bảng tính, nhưng đối với các chuyên gia xử lý excel hàng ngày, biết những mẹo này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều rắc rối và thời gian. Khi bạn đã biết một số mẹo và thủ thuật phổ biến, bạn có thể tự khám phá thêm. Ngoài ra, nó có thể giúp ích rất nhiều nếu bạn sử dụng một số phần bổ trợ Excel hữu ích có sẵn. Hãy thử các công cụ cực nhanh này để khôi phục mật khẩu Excel nhanh chóng mà không làm hỏng tệp của bạn. -- source link
Tumblr Blog : pretendingclassylady.tumblr.com
#finance